電子契約の導入

電子契約の導入を検討するのであれば、以下のように考えてはどうでしょうか。

１　電子契約と導入の目的

1. 電子契約は、「●●＠kk.com（の利用者）と、〇〇＠kk.JP（の利用者）との間で契約が成立した。」ことを確認できるシステムです。
2. メールを使って契約を締結させるシステムと理解してもらってもよいでしょう。

２　電子契約のメリット

1. 郵送代・印紙代の節約、業務効率化、コンプラインアンスの強化、契約書の管理・保管の効率化ができると言われています。
2. 郵送手続や契約締結のための面談等も省けて、業務効率化ができます。
3. 契約書を電子化することで、いろいろな情報を付与できます。 理論的には、だれが契約書案を作って、誰が承認して、契約書締結化したのか、記録することも可能です。 理論的には、契約期間を設定しておけば、更新時期を知らせることもできます、 　　理論的には、業務管理ソフトと連動させて、お客様の商品説明、契約の締結、入金確認等の契約締結プロセスを管理することも可能です。
4. 紙を管理する必要はありませんし、過去の契約書を一括で探すことも可能です。

３　自社のプロセスでのメリット

1. 電子契約において、上記の目的を達成できるかは確認が必要です。
2. 例えば、契約書以外でも会社のパンフレットを送る会社では郵送代を節約できません。
3. コンプラインアンスの強化については業務管理ソフト等で管理する方法もあり、よくあるトラブルとその防止策の中でどんな方法がより適切なのか再検討が必要です。

４　電子契約のデメリット

1. まだまだ電子契約が普及しておらず、取引先への説明が必要になる

５　導入目的の再検討

1. 多少コストが増えても印紙代を節約するという目的にするなら、積極的な導入を検討してよいと思います。
2. 「B to B」取引や継続的な取引をやっている会社では、全ての契約手続を電子契約に限るとする前提のもとに事務作業の効率化を目的として導入してもよいと思います。ただし、１割程度のお客様について、旧方式での契約締結を必要としてしまう場合には「業務効率化」というメリットを出すのは難しいと思われます。

６　他の手段の検討

1. 導入目的が決まったら、最後に他の手段を検討してもよいでしょう。契約書を取り交わさずに、申込書だけで済ます会社もあります。
2. 他の会社がどんな方法を使っているかリサーチすることは大切です。
3. 例えば、ネット記事で検索しても電子契約のメリット・デメリットの記事は見つかりますが他の方法について記載したベージはほぼ見つかりません。
4. ITに関するネット記事はIT業者の人が書いているために、ITに限定した考察がされています。
5. 実際には社内で検討して、他の会社ではどんな方法を使っているか、その方法を使えないかもしっかりと検討した方がよいでしょう。